Los soportes contables son los documentos
que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa,
es por ello que se debe de tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que
realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero
a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.
Estos se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Todos los soportes contables deben
contener la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que
lo emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los Comprobantes.
LOS PRINCIPALES SOPORTES CONTABLES SON:
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
LOS PRINCIPALES SOPORTES CONTABLES SON:
Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un
débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto
del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales
de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya
que para ellas el soporte es la factura.
Recibo
de consignación bancaria
Este
es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay
dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Cheque
Es
un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un
banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado “beneficiario”.
Comprobante
de pago
Llamado
también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad
que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un
cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para
anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
Para
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario.
Letra
de cambio
Este
documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da
una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.
En
el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y
ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.
Pagaré
Es
un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los créditos bancarios.
Nota
Débito
Nota
Crédito
Cuando
la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías,
para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
Recibo
de caja menor
El
recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.
Nota
de contabilidad
Es
el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección,
ajustes y cierre.
Comprobante
diario de contabilidad
Es
un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación
y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se
le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Factura
de compra-venta
La
factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.
Desde
el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.
La
factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
Estar
denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).
Numeración
en orden consecutivo. (preimpreso).
Apellidos
y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
(preimpreso).
Apellidos
y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
Fecha
de expedición.
Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
El
nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
Indicar
la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
http://www.gestiopolis.com/soportes-contables/
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